유명한 10가지 우선순위 지정 기법

작업의 우선순위를 정하는 방법 : 10가지 우선순위 지정 기법

- 우선순위 지정 기법은 작업의 중요성과 기한을 고려하여 수행해야 할 작업의 순서를 결정하는 데 큰 도움이 됩니다. 우선순위가 잘 정리되어 있다면 갑작스러운 요청이나 일정에 보다 효과적으로 대응할 수 있습니다.

- 예를 들어, 어떤 업무가 긴급하게 느껴질 때 이미 정리해둔 우선순위 목록과 비교하여 해당 업무의 긴급도를 객관적으로 판단할 수 있습니다. 이러한 과정에서 긴급한 요청이라고 여겨지던 요청의 우선순위가 낮아지는 경우가 많습니다.

- 일하는 사람들마다의 업무 스타일이 모두 다르듯이, 자신에게 맞는 우선순위 지정 기법 역시 개인마다 다릅니다. 그렇기에 자신에게 맞는 우선순위 지정 기법을 찾는 것이 중요합니다. 10가지 기법에 대한 설명을 확인하고 그중 자신에게 맞는 기법을 선택해 보세요.

 

1. 우선순위 매트릭스 (Priority matrix)

- 우선순위 매트릭스 기법은 작업을 분류하고 우선순위를 정하는 효과적인 도구입니다. 이 기법은 4사분면 매트릭스를 사용하여 각 작업을 배치합니다. X축과 Y축은 각각 다른 두 가지 중요한 가치를 나타내며, 이 두 가치에 따라 각 사분면에 작업의 우선순위가 지정됩니다.

- 아래에서 우선순위 매트릭스 기법을 활용한 우선순위 지정 기법의 예시를 소개해 드릴 예정입니다. X축, Y축을 어떻게 설정하는지에 따라 무궁무진한 커스터마이징이 가능한 기법이니 이를 참고하여 자신만의 X축, Y축을 설정해 보세요.

우선순위 매트릭스

 

우선순위 매트릭스 예시. 아이젠하워 매트릭스 (Eisenhower matrix)

- 아이젠하워 매트릭스는 우선순위 매트릭스를 활용한 우선순위 지정 기법입니다. 아이젠하워 매트릭스에서 X축은 긴급성을, Y축은 중요성을 나타냅니다. 이렇게 되면, 각 사분면은 다음과 같이 해석됩니다.

- 1사분면: 긴급하고 중요한 작업들(즉시 처리 필요)

- 2사분면: 중요하지만 긴급하지 않은 작업들(계획을 세워 처리)

- 3사분면: 긴급하지만 중요하지 않은 작업들(대개 대리인에게 위임)

- 4사분면: 긴급하지도 중요하지도 않은 작업들(없애거나 나중으로 미룸)

 

2. MoSCoW 방법 (MoSCoW prioritization method)

- MoSCoW 방법은 할 일 목록의 모든 작업을 아래의 네 가지 범주 중 하나에 할당하는 간단한 우선순위 지정 기법입니다. 다만 누군가에게 위임해야 하는 일이 많은 경우 이 방법은 다소 맞지 않을 수 있습니다.

- 실행하는 방법은 단순합니다. 먼저 각 작업들을 M, S, C, W로 분류합니다. 그리고 W에 포함된 할 일들을 삭제합니다. 그다음 일을 시작하면 됩니다. 먼저 M 작업에 집중하고 그다음 S 작업에 집중하고, 시간이 있으면 C 작업을 수행합니다.

1. M – Must do: 반드시 해야 하는 일입니다.

2. S – Should do: 해야 하는 일이지만 M보다는 우선순위가 낮습니다.

3. C - Could do: 하면 좋은 일입니다. 당신은 그 일을 하고 싶어 하지만 하지 않더라도 큰 문제는 없습니다.

4. W - Won't do: 할 가치가 없는 일입니다.

 

3. ABCDE 방식 (ABCDE method)

- ABCDE 방식은 업무의 중요도에 따라 우선순위를 정하는 데 효과적인 기법으로, Brian Tracy의 "Eat That Frog"에서 제안된 방법입니다. 이 방법을 사용하면 각각의 업무를 다섯 개의 카테고리, A부터 E까지 할당할 수 있습니다.

- A 작업: 가장 중요하며 반드시 수행해야 하는 업무입니다. 이러한 작업은 성과에 큰 영향을 미치거나 중대한 결과를 가져올 수 있는 업무입니다.

- B 작업: A 작업보다는 중요도가 낮지만, 해야 할 업무입니다. 이는 종종 A 작업을 지원하는 역할을 합니다.

- C 작업: 하면 좋은 업무로, 완료하지 않아도 큰 문제가 되지 않습니다. 이는 개인의 만족이나 소소한 이익을 가져다주는 업무일 수 있습니다.

- D 작업: 다른 사람에게 위임할 수 있는 업무로, 자신이 직접 수행할 필요가 없는 업무입니다.

- E 작업: 제거해야 하는 업무로, 시간이나 자원을 낭비할 수 있는 불필요한 업무입니다.

- 이 기법을 통해 중요한 업무에 집중하고, 다른 사람에게 위임할 업무를 식별하며, 불필요한 업무를 제거함으로써 업무 수행의 효율성을 높일 수 있습니다.

 

4. 스크럼 우선순위 (Scrum prioritization)

- 스크럼 우선순위에서는 각 작업을 다음 세 가지 기준으로 평가합니다:

1. 이 작업의 중요성은 얼마나 됩니까?
2. 이 목록의 다른 작업과 비교했을 때 이 작업의 중요성은 어떻습니까?
3. 이 작업이 다른 작업에 종속되어 있습니까?

- 이 질문에 대한 답변을 바탕으로 각 작업에 1부터 n까지의 순서 번호를 부여합니다(여기서 n은 목록의 총 작업 수입니다).

- 스크럼 우선순위는 MoSCoW 또는 ABCDE 방법과 같은 다른 우선순위 지정 기술과 결합하여 사용하기에도 좋습니다. 우선순위별로 작업을 분류한 뒤(예: M, S, C, W 또는 A, B, C), 이에 따라 작업을 순서대로 배열하고, 마지막으로 작업의 의존성을 고려하여 정리합니다.

- 스크럼 우선순위는 특히 작업이 상호 의존적인 경우 큰 도움을 줄 수 있습니다. 예를 들어, 타일 재설치를 위해 새 파이프 설치가 필수적이라면 타일 재설치가 더 중요한 업무더라도 새 파이프 설치에 보다 높은 우선순위를 부여합니다.

 

5. 버블 정렬 방법 (Bubble sort method)

- 버블 정렬 방법은 모든 작업의 긴급성을 평가하고 상대적 중요도에 따라 배열하는데 효과적인 기술입니다. 특히 모든 작업이 긴급해 보일 때 유용하게 사용될 수 있습니다.

- 이 방법은 각 작업을 수평 그리드의 셀에 할당하는 것으로 시작합니다. 그러고 나서 첫 번째 두 작업을 비교하여 "어느 작업이 더 중요한가?"라는 질문으로 평가하고, 더 중요한 작업을 왼쪽으로 이동시키는 방식으로 진행합니다.

- 이 과정을 목록의 끝까지 반복하며, 가장 중요한 작업이 왼쪽에 위치하도록 합니다. 그 후, 리스트의 시작으로 다시 돌아가 같은 과정을 반복합니다. 이 반복 과정을 통해 결국 가장 중요한 작업부터 시작하여 왼쪽에서 오른쪽으로 우선순위가 정렬되게 됩니다.

 

6. MIT 방법 (Most Important Task method)

- 가장 중요한 작업(Most Important Task, MIT) 방법은 Leo Babauta에 의해 널리 알려진 매우 단순하면서도 효과적인 우선순위 설정 방법입니다. 이 기법의 핵심은 매일 아침 당신에게 가장 중요한 1~3개의 작업을 결정하고, 이를 그날의 주요 목표로 삼는 것입니다.

- 이 방법을 사용할 때는 다음과 같이 진행합니다.

1. 매일 아침, 중요한 일들 중에서 가장 우선시되는 1~3개의 작업을 선택합니다.
2. 이 작업들은 장기 목표와 연결되어야 하며, 목표 달성에 실질적으로 기여해야 합니다.
3. 가장 중요한 작업들을 우선적으로 수행함으로써, 하루 중 다른 시간에 다른 작업들을 처리할 때도 중요한 작업에 초점을 맞출 수 있도록 합니다.
4. 가장 중요한 작업들을 정하고 이에 대한 마감 기한을 정함으로써, 매일 중요한 작업에 시간을 할당할 수 있습니다.

 

7. 아이비 리 방법 (The Ivy Lee method)

- Ivy Lee 방법은 일의 우선순위를 정하는 고전적이고 효과적인 방법입니다. 이 방법은 매일 작업의 우선순위를 명확하게 하고, 다음 날에 집중해야 할 핵심적인 작업을 선별하는 데 도움을 줍니다.

- 이 방법을 사용할 때는 다음 단계를 따릅니다.

1. 매일 근무가 끝난 후, 다음 날에 완료할 가장 중요한 6가지 작업을 목록으로 작성합니다.
2. 이 작업들을 가장 중요한 순서대로 나열합니다.
3. 다음 날에는 목록의 첫 번째 작업부터 시작하여 완료될 때까지 집중합니다.
4. 첫 번째 작업이 끝나면, 두 번째 작업으로 넘어가고, 이와 같은 방식으로 목록의 작업들을 차례로 완료합니다.
5. 하루 동안 모든 6가지 작업을 완료하지 못했다면, 미완성된 작업을 다음 날 목록의 최우선으로 올립니다.
6. 이 프로세스를 매일 반복하여, 매일 가장 중요한 작업에 시간을 할애하고 집중하는 습관을 만듭니다.

 

8. 1-3-9 우선순위 기술 (1-3-9 prioritization technique)

- 1-3-9 우선순위 기술은 매일의 업무 중에서 가장 중요한 작업에 집중하면서도, 필요에 따라 덜 중요한 작업들도 체계적으로 관리할 수 있도록 설계된 방법입니다. 이 기술은 MoSCoW, MIT, Ivy Lee 방법의 원칙을 결합하여 하루에 해야 할 작업을 효율적으로 분류하고 우선순위를 정하는 데 도움을 줍니다.

- 1-3-9 방법을 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 매일 하나의 가장 중요한 작업을 선택합니다. 이 작업은 그날의 'Must do' 작업으로, 가장 큰 영향을 미치는 업무입니다.
2. 세 가지 중요한 작업을 선정합니다. 이 작업들은 'Should do'의 범주에 속하며, 그날 반드시 완료해야 하지만 가장 중요한 작업만큼은 아닙니다.
3. 아홉 가지 좋은 작업을 선택합니다. 이들은 'Could do' 작업으로, 시간이 허락한다면 수행할 가치가 있는 업무지만, 가장 중요하거나 시급한 작업은 아닙니다.

- 이 방법으로, 당신은 매일 가장 중요한 작업부터 시작하여 차례대로 작업을 진행할 수 있습니다. 가장 중요한 작업을 먼저 완료한 후, 세 가지 중요한 작업을 차례로 완료하고, 시간이 남으면 아홉 가지 좋은 작업을 진행합니다.

 

9. 두 개의 목록 기술 (Two lists technique)

- 워렌 버핏의 두 목록 기술은 당신의 목표와 집중해야 할 핵심 업무를 명확히 하는 데 도움을 주는 간단한 방법입니다. 이 방법을 통해 당신은 자신의 장기적인 목표와 일치하는 가장 중요한 업무에 집중할 수 있게 됩니다.

- 이 기술을 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 당신이 이루고 싶은 25가지 일을 목록으로 만듭니다.
2. 그 목록에서 가장 중요한 5가지 일을 선택하고 이들에 동그라미를 칩니다.
3. 이 5가지 일은 당신의 '해야 할 일 목록'이 되며, 나머지 20가지 일은 '하지 말아야 할 일 목록'으로 분류합니다.
4. '해야 할 일 목록'에 있는 업무를 모두 완료할 때까지, '하지 말아야 할 일 목록'에 있는 어떤 일도 시작해서는 안 됩니다.

이 기술의 핵심은 '하지 말아야 할 일 목록'에 있는 업무들에 의해 산만해지지 않도록 하는 것입니다. 이 목록에 있는 업무들은 당신의 주의를 분산시키고, 가장 중요한 5가지 업무에 집중하는 것을 방해할 수 있습니다.

 

10. 파레토 법칙 (Pareto principle)

- 파레토 법칙, 또는 80/20 법칙은 소수의 원인, 즉 노력의 20%가 결과의 80%를 만들어낸다는 경제학의 원칙입니다. 이 원칙은 시간 관리와 업무 효율성을 높이는 데에도 적용할 수 있습니다.

- 80/20 법칙을 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 모든 작업을 나열하고, 각 작업이 달성하는 결과를 평가합니다.
2. 결과의 80%를 창출하는 데 기여하는 핵심 작업, 즉 20%에 해당하는 작업을 식별합니다.
3. 이 20%에 해당하는 작업에 우선순위를 부여하고, 이 작업들에 더 많은 시간과 자원을 할당합니다.
4. 나머지 80%의 작업 중에서 시간과 노력을 많이 소모하면서 결과가 덜한 작업은 최소화하거나 제거합니다.

- MoSCoW 방법의 'Must do' 작업이 바로 이 20%에 해당할 수 있습니다. 이런 작업들을 중심으로 업무를 재구성하면 전체적인 생산성과 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

 

 

 

https://zapier.com/blog/how-to-prioritize/

How to prioritize tasks when everything feels important | Zapier