전시회 매뉴얼

전시회 매뉴얼

 

전시회 관련 기본 내용

   

   

• 전시회 교육의 중요성
• 전문 바이어들은 부스 현장 담당직원의 수준이 곧 그 기업의 수준이라고 판단할 것임.
• 제품에 대한 장황한 자랑이나 설명보다는 바이어가 찾고 있는 정보나 상품이 무엇인지, 혹은 그들이 어떤 문제를 해결해야 할 상황에 봉착되어 있는지, 나아가 어떤 구매 계획과 절차를 갖고 있는지를 묻거나 들어서 알아내는 것이 전시회 부스에서 수행해야 하는 임무의 핵심임.

   

* 전시회 업무 담당자를 위한 교육 훈련 내용

- 자사를 대표한다는 자부심과 긍지

- 전시회 참가에 대한 자사 경영진의 기대감

- 부스 운영 책임자 및 팀원의 구성

- 자사의 전시회 참가목표와 성과측정 방법

- 전시회의 특성과 방문객의 성격

- 자사부스 레이아웃, 설비 및 장치

- 자사의 전시품목 및 상대적 강/약점

- 사전 및 현장 프로모션 내용 - 핵심적 마케팅 메시지

- 부스현장에서의 단계적 의사소통 기술

- 방문객 선별방법 및 리드확보 방법

- 전시품목에 대한 설명 및 소개방법

- 후속조치의 절차

- 성공적인 전시회 업무수행에 대한 인센티브

   

   

• 기업의 의사결정권자가 보는 전시회의 가치
• 산업의 최신동향과 발전을 파악할 수 있다.
• 한시적 공간에서 많은 공급업체를 만날 수 있어서 시간이 절약된다.
• 제품 또는 서비스 구매결정을 내리는데 도움이 된다.
• 전문가들과 당면한 문제점과 아이디어를 토론할 수 있는 기회를 제공해 준다.
• 집적된 시간 내에 나의 생산성을 매우 높여준다.

   

   

   

* 예시: 전시회와 인적 판매의 비교 : 고객 접촉에 소요되는 시간 차이

전시회	평균 소요시간	인적 판매	평균 소요시간
고객과 최초 현장접촉	5~15초	우편/전화/메일로 사전연락	1일 ~ 3주
고객의 선별 및 욕구파악	30~120초	자사 및 자기 소개	3~5분
프레젠테이션	2~4분	고객 욕구 파악	30분
리드 기록과 약속	60~90초	판매 커뮤니케이션	10~15분
총 소요시간	평균 6~10분		최소 1일 이상

   

   

3. 참가목표, 변수 및 자료수집 방법과 도구 (예)

참가목표	관련변수	자료수집 방법 및 도구
신제품 소개	부스 관람객 수 제품시연 횟수와 규모 신제품에 대한 반응	부스 담당자의 업무일지 관람객 집계, 관찰, 면접, 설문(전화, 우편, 인터넷)
신규고객확보 리드발굴	부스 관람객의 인구통계적 특성 부스 관람객과의 접촉 횟수 확보된 리드의 수준과 규모	설문(전화, 우편, 인터넷) 전자식 명찰, 리드가(방명록)
판매	구매의향, 관람객의 구매영향력 주문계약 규모, 매출액	주문/판매계약서 예산집행내역, 리드 기록, 설문
제품 인지도 향상	제품에 대한 고객의 인식 및 기억력 수준 언론/방송, 광고/홍보의 횟수, 규모/수준 등	설문(전화, 우편, 인터넷) 방송보도 및 광고내용
경쟁사 분석	경쟁사의 전시회 마케팅 활동특성 (경쟁사의 전시회 참가규모, 수준, 스폰서 활동, 부스의 크기 및 디자인 등)	관찰, 사진촬영

   

4. 전시회 참가 세부시행계획서 주요 내용

• 전시회 개요: 개최기간, 장소, 개최규모, 주요 전시품목, 주최, 전시회 성격 등
• 참가계획의 개요 : 참가 기본방향, 부스 규모, 부스 위치, 주요 출품품목, 참가연혁 등
• 소요예산 개요: 여비, 임차료, 장치비, 지급수수료, 운반보관료, 광고선전비, 활동비, 운영비 등
• 사전준비 및 부스 운영계획: 전시품 출품계획, 부스 파견요원 구성, 바이어 유치 및 사전 마케팅 계획, 홍보물 제작, 홍보활동 계획, 부스 서비스 신청, 직원 출장 계획 및 숙소 예약, 부스 장치, 전시품 운송 및 통관, 도우미 채용
     

5. 비용산출 내역 예시

비용	산출내역	소요예산
국외여비	직원출장 여비
임차료	전시장 임차료 차량 및 비품 임차료
지급수수료	통역원, 안내원, 경비원
운반보관료	발송비 현지운송 및 통관비
광고선전비	회사 카탈로그 제작비 Official Catalogue 게재료 전문잡지 광고료 판촉물 구입 또는 제작
장치비	부스 장치비 국내 장치지원물 제작비
운영비	통신비 소모품비 부스 서비스 신청비용 (전기, 전화, 인터넷, 경비, 청소 등)
해외활동비	고객접대비 리셉션, 세미나 개최비

   

6. 전시회 참기 시 목표 예시

• 신규 거래선 발굴
• 기존 거래선과의 거래 확대/ 관계 강화
• 현장에서의 오더 수주
• 신제품 소개/ 고객 반응 조사
• 신규 에이젠트 발굴
• 브랜드 이미지 제고
• 최근 시장동향 파악
• 신제품 개발 동향/ 신규 디자인 트랜드 파악
• 경쟁사 제품정보 입수
• 업계 관계자들과의 Networking
• 전시회 부대행사(세미나 등) 참가

   

   

7. 전시회 참가추진 핵심프로세스

1단계: 전시회 참가준비

유명전시회 발굴 => 전시회 성격 분석 => 참가 전시회 선정/기안 => 참가 신청 => 부스 위치/규모 확정 => 참가 세부 계획/목표 설정

2단계: Pre-Show 마케팅

유치대상 업체 명단 확보 => 초청장 발송/Telemarketing => 상담계획 수립 => 사전 홍보

3단계: 부스운영 준비

부스서비스 신청 => 전시품 출품 계획 => 부스장치 계획 => 홍보책자/판촉물 준비 => 전시품 운송/통관 => 숙소/항공편 예약 => 상담직원 파견 => 부스 Openning

4단계: On-site 마케팅

거래상담/제품홍보/Networking/거래동향 파악

5단계: Post-Show 마케팅

상담결과 Follow-up => 상담 바이어 관리 => 성과분석 => 차기 전시회 참가준비

   

   

8. 기타 참고 할 내용

   

1) 유망한 전시회를 찾아내는 방법

• 전시회 관련 site / 국제전시회 디렉토리 이용
• 해당 전시회 site / 디렉토리 / 부로슈어 참고
• 유관기관 단체 / 과거 참가업체에 문의
• 직접 방문 참관

   

2) 부스 위치

• 내방객의 출입이 잦은 Hall의 입구/ 중앙부분/ 주통로 양쪽
• 품목별로 Hall이 나눠지는 경우 해당 Hall에 반드시 임차
• 주요 업체들의 부스가 많이 위치한 곳 주변
• 경쟁력이 있는 경우는 경쟁업체들의 부스가 밀집된 곳
• Hall의 뒷부분이나 막다른 위치는 불리
• 확신이 없는 경우는 주최측과 상의 (단 회사에 최대한 유리하게 상의할 것)

   

3) 전시회장 담당자의 10가지 임무

• 참가대상 전시회 발굴/ 부스 확보
• 참가 세부계획서 / 예산서 작성
• 참가 추진일정표 / 참가매뉴얼 작성
• 부스 서비스 신청
• 전시회 주최자 / 공동관 참가 주관기관 접촉
• 회사관련 부서 간의 참가추진관련 업무협조
• 사전 마케팅 활동 / 부스운영준비
• 전시회 기간 등의 상담 활동 / 부스관리 운영
• 거래동향 정보 파악 / Networking
• 사후 관리
     

4) 사전 마케팅 활동 무엇을 해야 하나?

• 유치 대상 바이어 명단 작성
• 개별 초청장 발송 / Telemarketing 활동
• 상담스케줄 작성/ 상담계획 준비
• 전시회 디렉토리 게재

   

5) 이런 전시품을 출품하는 것이 좋다.

• 신제품과 최신 Model 위주로 준비한다.
• 아이디어 상품을 출품한다.
• 유행이 지난 제품도 지역에 따라서는 신제품이 될 수 있다.
• 현지 전기주파수 / 전압에 맞는 제품을 출품한다.
• 국제적 품질 / 규격 인증마크를 잘 활용한다.
• 해당 국가의 규정상 수입이 가능한 제품을 출품한다.
• 특허나 디자인 Copy 분쟁 소지가 있는 제품출품을 조심한다.
• 신제품의 경우 기밀노출에 주의한다.
     

6) 부스장치 시 이런 점을 고려한다.

• 부스장치는 부스에 대한 첫인상이란 점을 유의한다.
• 방문객이 회사 이미지와 전시품을 한눈에 파악하도록 장치한다.
• 특색있는 부스가 되도록 한다.
• Rental stand가 경제적임.
• 국내에서 장치 지원물을 가져가는 것이 좋다.
• 독립식 부스는 제품 특성이 잘 반영되도록 장치한다.
• 부스 조명은 여자의 화장과 같다.
     

7) 전시품 운송통관 시 유의사항

• 전시품 운송일정을 너무 타이트하게 잡아 통관에 차질을 받지 않도록 한다.
• 전시회 지정 통관 업체 중 하나를 선정 이용한다.
• 전시품과 지역 특성을 고려하여 통관 시 애로에 대비한다.
• 통관 시 도난사고에 대비하여 반드시 Wooden Packing 하도록 한다.
• 전시품 Invoice Value 작성 시 보험을 위해 낮게 책정하지만 무리한 undervalue는 지양한다.
• 항공 핸드캐리 샘플은 현지공항 관세 부과에 대비한다.
• 전시품은 디스플레이 시작 직전에 부스에 Delivery 하도록 한다.
• 전시품 사후 처리를 미리 준비토록 한다.
     

   

8) 전시회 개막 직전에 꼭 해야 할 7가지 일

• 부스 상담직원이 전시회장에 도착하면 먼저 부스와 장치 진행상태를 점검한다.
• 전시품을 인수하고 도난 방지에 유의한다.
• 전시품 디스플레이
• 부스 서비스 신청사항에 대한 이행 여부 확인
• 도우미 오리엔테이션
• 여타 외국업체/ 경쟁업체 부스를 둘러보고 참고한다.
• 개막 전날 오후까지 모든 준비를 마무리한다.

   

9) 전시회 기간 중의 실전 마케팅 요령

• 상담은 전시회 기간 중 신속히 완결한다.
• 객관적 입장에서 제품을 설명한다.
• 제품의 특성과 기능을 잘 소개한다.
• 신규 바이어는 직접 만나 실체를 확인한다.
• 바이어의 관심사항과 성격을 잘 파악한다.
• 부스 방문객을 적절히 응대하는 요령이 필요하다.
• 거래계약을 맺는데 너무 조급하지 않도록 한다.
• 전시회 기간을 기존 바이어들과 관계를 강화하는 기회로 삼는다.
• 유망 바이어와는 친해지도록 노력한다.
• 저자 카탈로그와 전자견적 시스템을 잘 활용한다.
• 언어 소통이 원활치 못할 경우 미심쩍은 사항은 재확인한다.
• 직설적인 표현으로 바이어들의 기분을 상하게 하지 않는다.
• 방문객이 흥미를 느끼도록 Demonstration 한다.
• 숙련된 Operation 이 필요하다.
• 전시품의 내부를 효과적으로 보여 준다.
• 카드 리더기를 잘 활용한다.
• 상담일지를 활용한다.
• 전시회의 시상기회를 잘 활용한다.
• Networking 행사에 적극 참여해서 업계관계자들과의 친교에 힘쓴다.
• 신기술, 신제품관련 분야는 사전 홍보에 노력한다.
• 상담 준비물을 잘 챙긴다.
• 좋은 전시회다 싶으면 꾸준히 참가한다.
• 성격이 조금 다른 전시회도 참가가능성을 검토한다.
• 시간나는대로 다른 외국업체 부스를 둘러보며 의견을 교환한다.
     

10) 전시회 전담 요원 수칙

• 상담 요원은 전시회에서의 활동요령을 꿰고 있어야 한다.
• Pro-mind의 세일즈맨이 되도록 한다.
• 성실한 자세로 상담 활동에 임하도록 한다.
• 분위기가 부드러운 부스가 되도록 한다. (단, 모여있거나 잡담하지 않는다)
• 부스를 비워서는 안 된다.
• 전화 사용을 자제한다. (문자, 게임 등 금지)
• 부스 내에서는 식사를 하지 않는다. (껌을 씹지 않는다)
• 멍하니 앉아 있거나 우두커니 서있지 않는다. (책읽기X, 경계병X)
• 몸 냄새로 인해 불쾌감을 주지 않도록 한다.
• 부스 내에서 휴식을 취하지 않는다.
• 바이어 접대용 음료를 준비한다.
• 너무 큰소리로 말해 바이어가 거북해하지 않도록 한다.
• 숙면을 취하고, 전시 회기 중에는 술을 자제한다.
• 특이한 현지 음식이나 자신에 맞지 않는 음식은 피한다.
• 명함을 충분히 준비한다.
     

11) 전시회 전담 요원의 역량 및 준비

• 상품에 대해 이론 및 실무에 관해 전문지식을 갖추어야 한다.
• 신뢰감을 줄 수 있으면서도 세련된 매너를 갖고 있어야 한다.
• 의사표시를 분명히 할 수 있어야 한다.
• 임기응변에 능해 미처 예기치 못한 상황이 발생하더라도 즉각적으로 대처할 수 있어야 한다.
• 외국어에 능통해야 한다.
     

12) 전시회 전담 요원의 사전 준비

• 회사가 생산하고 있는 제품과 제공하고 있는 서비스의 범위
• 가격과 판매조건
• 경쟁제품과 경쟁상대의 범위
• 목표로 하고 있는 고객층
• 전시장을 찾는 내방객들에 대한 정보
• 해당산업에서의 중요한 고객 또는 단체
• 내방객들과 대화한 내용을 어떻게 기록할 것인가
• 전시부스의 기본 설계 및 배치 파악
     

13) 사후 상담 관리

• 귀국한 후 상담했던 바이어들에게 감사편지 송부
• 구체적인 상담이 있었던 바이어들에게는 상담했던 내용을 정리하여 확인토록 하고 거래희망의사 표시
• 추후처리를 약속한 사항(샘플발송/ 스펙변경/ 가격 nego 등)은 조치 내용을 홍보
• 주문내용은 Proforma Invoice 로 Offer
• 가격과 거래조건 등에 대한 추가 nego가 필요한 경우 상담 계속
• 상담바이어들을 중요도에 따라 A, B, C, D 4 등급으로 구분 관리
     

14) 참가성과 분석 기준 예시.

• 여타 전시회 참가성과 대비 오더수주결과 분석
• 여타 전시회 참가 시 대비 신제품 소개성과 파악
• 투입경비 대비 거래실적 분석
• 다른 마케팅 방법에 의한 실적 대비 거래성과 분석
• 유망 거래선과의 상담추진결과 분석
• 여타 전시회 대비 현장판매실적 비교
• 신규 바이어 접촉성과 분석
• 브랜드 이미지 홍보효과 측정
• 전시품 선정의 적정성/ 부스위치와 규모/홍보활동 내용/예산집행의 효율성 등 분석
• 위의 개별적인 내용들을 종합 분석하여 여타 전시회의 경우와 비교 분석
     

15) 전시회 참가 성과가 부진한 이유

• 출품된 제품이 부실한 경우
• 거래가 부진한 전시회에 참가한 경우
• 전시회 성격에 맞지 않는 전비품을 출품
• 참가준비나 사후 관리의 미흡
• 전반적인 시장수요가 감퇴한 경우
• 부스 위치가 좋지 않거나 상담 요원의 역할 부족
     

16) 전시회 참관 잘하는 방법

• 구체적인 참관목표 설정
• 참관대상 전시회 선정
• 참관을 위한 사전준비: 참관사전 등록/ 세미나 참가신청/전시회 관련자료 검토/바이어와의 미팅 약속
• 전시회 참관: 참관등록/ 전시회 전체 분위기 파악/ 관심부스 방문 대화 / 카탈로그 등 자료수집과 참고사항 메모
     

17) 전시회 참관 중에 이런 마케팅 가능

• 바이어와의 상담약속
• 잘 알고 있는 업체부스를 활용한 출품
• 참가한 외국 업체와의 상담 시도
• 시장 정보 입수
• 세미나 참석
• 차기 전시회 참가대비 준비

   

18) 제품 설명 및 마케팅 메시지 개발방법

• 피라미드 형식으로 메시지를 작성하되 2-3개 이내의 문구로 압축한다.
• 각 메시지를 뒷받침 할 수 있는 데이터를 갖추어 신뢰감을 구축한다.
• 긍정적인 어구를 사용하면서, 논리적 순서에 따라 적절한 정보를 담는다.
• 제품의 특성보다는 핵심적 가치를 중심으로 구매 혜택을 강조한다.
• 최초의, 새로운, 또는 다른 같이 눈에 띄는 표현을 사용한다.
• 사례를 들어 설명하되, 기술적 용어의 사용을 자제한다.
• 관람객들의 기억력 제고를 위해 메시지를 제차 요약하여 전달한다.

   

첨부) A. 전시회 보고서 예시

B. 상담일지

   

• 전시회 보고서 예시

   

•  임원용 요약
  전시회 참가결과 보고서 전체 내용의 핵심을 가급적 한 페이지로 요약하여 결과보고서 겉면 표지 위에 첨부하여 시간기근과 정보과잉 때문에 혼란을 겪을 수 있는 기업 경영진이 결과보고서 내용 중 무엇을 중점적으로 보는 것이 좋을지 판단할 수 있도록 편의를 제공해야 한다.
•    
• 산업 및 전시회의 추세변화
  1) 산업 및 시장의 추세2) 전시회의 추세관람객 및 전시품목의 변화프로모션 기법
•    
• 부스 임대비용
• 전시회의 주제 및 전시형태
• 산업 및 시장의 추세변화가 자사에 미칠 영향 분
• 전시회 관람객의 특성
  관람객 분석: 관람객 구성비율, 인구통계적 특성 등 분석
• 표적시장 고객: 부스를 방문한 관람객의 프로파일과 상품관심도

   

4. 사전 및 현장 프로모션 성과분석

• 프로모션 상품,
• 웹사이트: 전시회 개막 전과 폐막 후 웹사이트 방문수
• 고객
• 전시회 스폐셜
• 환대 부스로의 초대
• VIP 이벤트

5. 판매관련 성과분석

- 확보된 총 리드 수

• 제품별 또는 항목별로 확보된 리드수
• 현장주문 계약액 및 매출 전환 예상액
     

6. 홍보효과 분석

• 프레스 미팅
• 접촉한 언론방송매체
• 프레스 콘퍼런스 성과
• 프레스 릴리즈 게재 가능성 여부
• 향후 자사상품 소개기사 게재가능성 여부
• 프레스 키트의 규모

7. 고객의 인식과 행동

• 고객의 자사 부스 방문 동기
• 자사 부스 방문 및 제품에 대한 기억력
• 자사 프로모션에 대한 연상력
• 고객의 부스 방문의 성과: 무엇을 알게 되었고 배웠는지?
• 요청한 자료는 제때에 받아 보앗는지
• 부스 방문결과, 구매결정에 영향을 받았는지?
• 고객 불만사항
•  

8. 세미나 또는 콘퍼런스

• 참석한 세미나 또는 컨퍼런스에서 학습한 내용
• 튜토리얼: 연사, 세션 참가자 수, 워크숍/세미나를 통해 창출된 리드 수
•  

9. 경쟁사 분석

• 전시회에 참가한 경쟁사
• 경쟁사들의 부스 크기, 디자인과 위치
• 부스의 방문객 통행량
• 신상품, 상품의 핵심적 가치
• 부스 운영인력의 규모와 기술
• 전시회 마케팅을 위한 투자 규모
     
• 전시회에 참가한 경쟁사 분석표(예)

	자사	경쟁사 A	경쟁사 B	경쟁사 C
부스의 위치
부스의 규모
핵심 제품 또는 서비스
메시지 전달방법(그래픽, 브로셔, 기타)
부스 운영인력의 규모
부스 운영인력의 구성
부스의 방문객 통행량
답례품
기타 특기할 사항
인포 데스크 안내원

   

   

• 상담일지
  일시: 상담 요원 소속: 성명:

상담업체
전화/팩스
Website/이메일
주소
상담 바이어 직위 / 성명
상담 내용
조치 필요사항
특기사항

   

   

전시회 관련 업무 매뉴얼

[전시회 일정표]

추진업무		추진예정시기
기본계획	참가대상 전시회 선정 참가신청서 제출 부스 확보 참가세부계획 및 예산수립	12개월 전 6개월 전 6개월 전 6개월 전
사전마케팅	바이어 유치활동 개시	5개월 전
활동	홍보활동 개시 상담계획 작성	3개월 전 3개월 전
홍보물 제작	카다로그 제작 카다로그 검수 영상 홍보물 제작	3개월 전 1.5개월 전 2개월 전
서비스신청 전시회 설명회	전기, 전화, 인터넷, 청소 등	2개월 전
전시품출품	출품계획수립 전시품제작 완료 전지품 발송 현지통관	3개월 전 2개월 전 1개월 전 1개월 전
전시장치	장치계획 수립 장치업체 선정 국내장치 지원물 제작 전시장치 시공	3개월 전 3개월 전 1개월 전 1~2주 전
개관준비 및 부스 운영	부스 상담요원 선발 및 교육 호텔 및 항공편 예약 부스 상담/설치 요원 현지 도착 개관	1개월 전 2~3개월 전 2일 전 D-Day
사후관리	전시품 사후처리 성과분석 및 보고서 작성	귀국 후 2일 이내 귀국 후 7일 이내

   

전시회 사전 준비

전시회 정보수집

전시회에서 품목이 우선 제품성격과 맞아 함.전시회를 통해 자기회사 제품이나 브랜드를 효과적으로 홍보할 수 있어야 함.

제품을 취급하는 바이어가 많이 내방할 뿐만 아니라 상담성과도 좋은 전시회.

전시회 리스트 확보: 각국의 전시회 디렉토리, 무역잡지, 인터넷, 관련단체, KOTRA, 무역협회, 부스 시공업체와 같은 유관기관 등 여러 방법을 통해 전시회 리스트를 수집

기타 관련 정보

1. 정보수집 대상 : 전시회 판촉물, 전시주최자, 참가업체, 참관객, 경쟁업체 등전시회 : 개최지 특성/개최규모/전시회 특징/개최시기/참가비용, 부스예약시점, 부대행사/ 주최자의 서비스 등참가업체 : 참가업체 수/ 참가업체 성격/ 장치 수준 등3. 참관객의 전시회 참관 목적 확인: 정보 입수 (트랜드, 가격, 신제품, 아이디어 등), 새로운 거래처 발굴 및 기존 거래선 강화, 상담 및 계약, 타 업체와의 접촉 모색

   

기타사항 : 유관기관, 지자체에서 국고지원 여부/ 한국관 구성 여부 등

참관객 : 참관객 수/ 참관객 성향/ 참관목적 등

2. 수집정보내용

전시회 참가 목적 및 전시회 선정

기업이 전시회에 참가하여 성과를 올리지 못했다면 가장 큰 이유는 참가목표를 명확히 설정하지 못했기 때문. 목표가 없으면 참가 결과가 성공적인지 실패한 것인지 판단할 수 없음.

목적 예시

정보교환, 최근 시장동향 파악, 제품/해당산업분야 발전동향 파악, 신제품에 대한 반응 파악, 기존고객과의 관계 구축 강화, 새로운 고객 개발/리스트 확보, 고객 의견 접수, 상담 및 계약 창출, 수출 기회 포착/ 가능성 평가, 이윤증대, 구매가능 바이어리스트 확보, 기업이미지 제고, 브랜드 이미지 제고/포지셔닝/리포지셔닝, 시연을 통한 교육, 신시장 개척, 인지도 창출 및 고양, 협력관계 구축, 개인적 접촉의 심화 및 발전, 기존 거래선 지원, 언론에 노출 및 기사 게재, 언론 관계자와의 관계 구축, 협회 단체와의 교류, 신규 에이젠트 발굴, 경쟁사 제품정보 입수, 전시회 부대행사(세미나 등) 참가 등

목적을 바탕으로 목표 설정 : 예시) 전시회 총 관람객수를 기초로 접근하는 방법, 부스 담당자의 실행 능력을 기초로 접근하는 방법

목표설정 시 고려할 사항 : 목표 시장 및 제품의 파악, 목표의 수치화 및 구체화, 투자 가능 금액, 실현 가능성, 피드백 자료 (과거 전시회 참가 자료)

전시회 선정기준 : 기존 참가 전시회 및 신규 발굴 전시회 모두 분석해야 함. 급변하는 시장환경의 영향으로 전시회 역시 빠르게 변화하고 있음.

가장 중요한 참가목적/목표와의 적합성, 전시회의 명성/평판, 전시회 운영에 대한 평판, 부스 임차비용과 운영비용, 전시회 예상 방문객의 양적 규모와 질적 수준, 예상되는 세일즈 리드의 양적 규모와 질적 수준, 시장정보의 규모와 수준, 전시회 주최자의 프로모션 방향과 예산규모, 전시회 시기와 장소 등* 기타: 올바른 전시회 선정과정- 자사의 마케팅 목표, 표적시장 및 참가목표를 이해하라.- 온라인과 오프라인의 전시회 디렉토리를 살펴보라.- 경쟁업체의 웹사이트를 방문해서 확인해 보라.- 해당산업을 소개하는 전문지를 살펴보라.- 관심이 가는 전시회 목록을 만들어라.올바른 전시회 선정을 위한 사내 설문조사   1) 자시의 현재 주력 제품 및 서비스   1) 표적시장의 특성과 형태3) 포함해야 할 지리적 시장   1) 주요 경쟁사: 시장점유율 인지도 등3) 기타 경쟁기업에 대한 정보   1) 자사 마케팅 목표의 달성에 있어서 전시회의 가치와 역할3)가장 유망한 전시회 명칭과 그 이유      

   

5. 기타 전시회 참가 담당부서가 반드시 알아야 할 정보가 있다면 적어주십시오.

4) 자사의 전시회 참가에 대한 기대감이나 참가성과 예상

2) 과거 전시회 참가 경험으로부터의 시사점

4. 전시회 관련 활동 및 기대감 등

4) 참가하고 있는 국내외 전시회/ 참가 규모 및 주요 특징

2) 경쟁기업 또는 경쟁제품의 강점 및 약점

3. 주요 경쟁기업

4) 표적시장 고객의 구매관련 행동특성 및 구매과정

2) 표적시장의 규모

2. 표적시장 고객의 프로파일

2) 자사의 마케팅 전략 및 복표

1. 배경: 추세분석

부서 : 직위: 이름:

- 전시회 참가 타당성을 분석해 보라.

- 협력업체나 유통업체에게 질문을 해보라.

- 산업별 협회 또는 정부 유관조직에 문의를 하라.

- 해당 전시회 주체자와 접촉을 해보라.

- 고객의 전시회에 대한 인식을 조사하라.

- 산업의 변화와 경기의 흐름을 이해하라.

   

예산 및 참가 규모 확정

- 부스 임차 및 서비스 신청: 부스 설치 및 철거/ 전기/전화/ 카페트/컴퓨터 등- 운송 및 보관: 운임/전시품 보관료/통관 수수료 등- 인력 고용 : 통역/상담요원/보조요원(도우미) 등- 기타, 예비비* 기타 전시회 참여 시 전략1. 적응전략: 경쟁사가 전시행사에 참가할 경우 언제나 해당행사에 참가한다.3. 피하기 전략: 의도적으로 경쟁사가 참가하지 않았거나 소규모로 참가한 전시회에만 참가한다.   

   

4. 협력전략: 경쟁업체와 공동 전시부스를 사용할 수 있거나 주 전시업체의 부수적 전시업체로 참가한다.

2. 갈등전략: 경쟁업체 가까운 곳에 자리를 잡고 직접적으로 상품을 비교할 수 있도록 한다.

전시회 전략 예시

   

- 출장 경비 및 잡비 : 항공/숙박/일비/접대비 등

- 광고 및 판촉물: 사전 광고/전시회 중 광고 및 판촉/폐막 후 광고 및 판촉 등

- 전시품 및 장치: 디자인 설계/그래픽 제작/장치물 보완 및 임차 등

전시회 전

전시회 참가 기안

전시회 참가 기안

1. 전시회 개요: 개최기간, 장소, 개최규모, 주요 전시품목, 주최, 전시회 성격 등

2. 참가계획의 개요 : 참가 기본방향, 부스 규모, 부스 위치, 주요 출품품목, 참가연혁 등

3. 소요예산 개요: 여비, 임차료, 장치비, 지급수수료, 운반보관료, 광고선전비, 활동비, 운영비 등

* 전시회 참가에 소요되는 세부 지출항목

부스 공간 임대, 부스 및 그래픽 제작/운송/보관/설치 및 해체, 카펫/전기/조명/ 수도 및 부스 현장 인프라, 전시회 부스 운영에 필요한 장비/소모품과 인력 서비스, 부스 현장 운영인력 교육훈련, 부스 담당직원 교통 및 숙식, 전시회 개막전 광고 및 홍보 등 사전 프로모션, 전시회 현장 프로모션, 전시회 폐막 후 후속적 관리

4. 사전준비 및 부스 운영계획: 전시품 출품계획, 부스 파견요원 구성, 바이어 유치 및 사전 마케팅 계획, 홍보물 제작, 홍보활동 계획, 부스 서비스 신청, 직원 출장 계획 및 숙소 예약, 부스 장치, 전시품 운송 및 통관, 도우미 채용

 

참가/서비스 신청

KOTRA/무역협회 및 관련단체에서 한국관 구성 참가, 전시대행 전문 에이전트를 통해 신청, 직접 신청

등록: 관련 협회 홈페이지 (예>www.sme-expo.go.kr), 각 전시회 홈페이지

서비스 신청

일반적으로 참가 신청 시 서비스 신청은 함께 이루어지나 추가 사항의 경우 주최측이 제시한 마감일 까지 신청을 해야 함. 현장에서 신청할 경우 많은 비용을 지불해야 함. 예시) 인터넷, 전기, 청소, 경비, 보험 등

   

전시회 설명회: 1달반~2달전, 전시회 책임자 및 운영자 참석

전시회 일정 설명, 부스 및 운송, 부스위치 추첨, 항공/장치 설명

전시 계획

전시품목 지정: 영업/연구소

인력 배분: 영업부 확인

출장 기안 품의: 영업부 작성

홍보 관련

홈페이지 공지 및 Pop-up 띠우기

카다로그 제작, 홍보 영상 제작, 전시 프로모션 Letter

개별 초정장 발송/ 전화 접촉/ 보도자료/ 관련 전문지광고 등

Cf) 전시 기간 중 홍보: 디렉토리/ 제품시연/ 판촉물/ 자료배포 등

전시회 페막 이후의 홍보: 요청 자료 발송/ 전화접촉 등

부스 패널 원고 작성/ 네임텍 원고 작성

Keynote Speech, Speech, Forum 참석여부 결정

      

   

* 기타: 홍보자료에 포함 내용: 회사에 대한 간단한 개요, 회사의 전시회 부스 위치 및 번호, 참가 업체 이름/주소/접촉담당자/전화 및 팩스번호/웹사이트 주소, 전시회의 이름과 개최일자/장소, 상품의 특성과 개요, 기존 상품 또는 경쟁상품과의 비교 분석표, 표적 시장, 제품 구매시 장점,

 

운송 (운송업체: …., 전시품 포장/운송)

대만: 약 3주 이상 소요

중국, 일본: 약 4주 이상 소요

미국, 영국: 약 1~2달 이상 소요되나 대부분의 물품은 직전 전시회에서 직접 운송

* 통관 시 필요 사항: 제품 사진 필요, 시리얼 번호, 금액 등

홍보물 제작

숙박, 항공, 여비: 숙박, 항공편, 여비지급

전시회 사전 교육

전시회 기간 중

- 개막일 최소 1시간 전에 전시장 도착- 현지 필요물품 체크- 상담 요원 및 도우미에게 주의사항 전달

- 참가 전시회 평가 및 자사의 참가 활동을 평가

- 전시품 설치 작업 및 시연 실시

- 전시품 및 부스 점검, 설치 (인보이스 패킹리스트 확인, 요청한 부대시설 확인 등)

전시회 후

전시회 시공비/운송비 지원 확인

전시회 결산 기안/전시회 후기 작성 (비용 정산, 참가 효과, 내방객 방문기록, 회사 홍보효과, 문제점/개선점 파악)

상담의 계속적인 진행

중요 고객들에게 감사편지 발송, 이메일 발송

신속한 샘플, 안내서, 기타 서류 발송

전시회 결과에 대한 사내 논의

사진 올리기

국가별

일본/미국/영국: 비슷한 컨셉으로 감, 시스템 부스 (일본 전시회를 통해 미국/대만/영국 전시회 컨셉 조정 가능)

일본: Tokyo Security Show/ 3월 8일~11일/ www.shopbiz.jp

미국: ISC West/ 4월 6일~8일/ www.iscwest.com

영국: IFSEC/ 5월 16일~19일/ www.ifsec.co.uk

대만, 중국: 독립부스 들어감 (비즈마컴에서 시공)

대만: Secutech/ 4월 20일~22일/ www.secutech.com

중국: CPSE(심천/북경)/ 10월 29일~11월 1일/ www.cpse.com.cn

기타 전시회

보안 전시회

두바이: intersec, 연초, 2011. 1. 16~18

한국: 국제보안기기 및 정보보호전, 6월, 2011.6.8~10

독일, Essen: Security Essen, 격년, 2012.9.25~28

러시아: MIPS, 2010.4.19~22(구)

브라질: ISC 2011, 상파울로, 2011.4.26~28

Exposec, 상파울로, 2011.5.24~26

인도: IFSEC India, New delhi, 2011.12.8~10

중국: ISC China, Shanghai, 2012.2.27~29

Touch

IIC China, 심천, 2011.2.24~26

일본 Flat Panel Display, Finetech Japan, 2011. 4. 13. ~ 4. 15.

자동차 관련 전시회: ICAA, KOAA, 서울 모터쇼

   

전시회 개선사항

업체 방문: 팜플렛 소진, 애로 사항 파악, 문제점, 시장 상황 듣기

언어별 설명 자료: 일본어, 한국어 등 필요

정보를 정리해서 폴더로 공유 필요

부스 담당자의 업무일지 필요

경쟁업체 자료/사진/동영상 등 공유

타업체와 공동 마케팅 확인

전시회 물품 정리 공간 마련

 

 

https://kookdaeha.tistory.com/4812