사무실 이전시 체크 포인트

전체 이전 절차

※ 단계별로 세밀하게 수립하는 것이 중요

 

 

계획 수립 및 체크항목 설정

• 이전 목적을 명확히 한다.
•  대략적인 스케줄과 예산을 세운다. 이전 일정(시기), 이전에 따른 예상비용을 산출하고 비교한다.
    (이전 업체 사용 시 비교견적을 통한 예상비용 산출)
•  이전에 따른 필요한 체크리스트를 작성(현재 사무실의 문제점과 개선점을 정리해 새로 이전하는 사무실에서 개선될 수 있도록 한다.

 

사무환경 조성 시 고려사항

•  능률적 업무 처리와 생산성 향상을 목적으로 관리할 수 있게 한다.
• 부대시설의 이용 가능여부. 기업의 업무특성을 고려해 외부 영업 및 물류, 생산 업무를 체계적으로 운용하도록
     입지공간을 잘 조성하는 것이 중요하며, 협력업체 및 고객사 업무 지원도 고려한다.
•  사무공간을 활용할 때 공동시설(안내, 보안, 주차 등) 의 운영 서비스를 지원받을 수 있는지 확인한다.
• 임직원이 심리적 신체적으로 쾌적한 상태에서 근무할 수 있는 적절한 사무환경을 갖추어야 한다.

 

 

업체 선정

이전 업체 선정의 핵심은 전반적인 업무 진행이 가능하고 신뢰도가 있는 지의 여부 파악. 이전 규모와 자사의 상황에 맞는 업체를 선정하는 것이 중요하며
이전 설명회를 실시하고 경쟁 입찰을 통해 업체 선정 함

①원스텝(One-Step)형
하나의 기업이 창구가 돼 전체를 총괄하는 형태 창구가 되는 기업에 따라 전문화된 분야가 있으며, 이런 전
문성에 따른 업무 특징을 지님

②이전 업무 위탁형
이전 기획 단계에서 현장관리까지 종합적이고 총괄적인 업무를 위탁해 진행하는 것. 대형 프로젝트를 실시
할 때 높은 시너지 효과를 기대할 수 있음 (신규 건물 설립)

 

 

이전 시 주의사항

• 사무용 가구는 제조사 구입처에 따라 가격이 크게 다르므로 경쟁 업체의 입찰을 통해 합리적 가격에 구입한다.
• 내부공사 시공 시 마감 처리 부분을 자세히 확인해 사후 추가 작업이 발생하지 않도록 한다.
• 통신 및 IT환경 설비 구축과 관련해서는 이전 전에 전화,네트워크의 연결이 원활한지 점검하고 문제 발생 시
    원인을 파악하고 문제점을 제거 후 입주하도록 한다.

 

 

단계별 계획 수립 시 고려 사항

• 유관부서(총무부서)는 이전 관련 T/F 팀을 구성 및 운영토록 해 원활한 업무지원이 될 수 있도록 한다.
• 건물 임대계약 해지 업무 및 건물 원상복구 관련에 대한 업무 진행.
• 건물 선정 단계를 거쳐 새로 이전하게 될 건물(사무실)의 임대차계약 현황 및 법률적 사무 업무를 진행 한다.
• 사무공간의 레이아웃 결정을 통해 공사(IT 환경 및 내부공사 등)를 진행한다.

 

이전 후 준비 항목

• 안내장 준비 거래처와 고객들에게 이전 안내장을 배포한다.
• 소모성 비품 준비를 신속히 진행한다.(명함,봉투, 장부와 전표, 명찰, 회사명판 등)
• 층 배치도 및 내선 전화번호부 작성 후 임직원에게 공지한다.
• 안내 데스크와 내방객 응대 업무. 고객에게 제공할 차 준비와 청소 담당자 등을 지정한다.
• 열쇠관리 방법, 경비, 출입 및 보안상의 관리체계 확립 및 보완이 필요하다.

※ 이전 계약시 체크포인트

순번체크항목별 세부내역

1	임대차계약의 내용을 전문가에게 확인했다.
2	공사 구분에 대해 사전에 구체적인 항목과 범위를 확인했다.
3	뼈대공사는 공사 전과 공사 후의 사진을 남겼다
4	사옥 소유 기업의 등기부등본을 가져오게 해 신용도를 확인했다.
5	입주전 건물 부담 공사에 대해 계약 전에 종류별 구분.범위를 서면에 남겼다.
6	공동관리비의 내역, 계약 면적의 내역을 확인했다.
7	전기세 및 공조비의 전산 기준을 확인했다.
8	법령 점검일, 청소일, 전체 정전 일자를 확인했다.
9	이른 아침, 늦은밤, 휴일의 건물 규제를 확인했다.
10	건물 측 보안 내용과 비용을 확인했다.
11	건물 보수 계획을 확인했다.
12	건물의 타 임차 기업이 자사의 이미지에 영향을 미치지 않는지 확인했다.
13	계약 해지 시 원상복구 공사를 상정 및 복구 범위를 명확히 서면으로 남겼다.
14	계약 해지 시의 해지 통지 기간을 확인했다.
15	입주 시 사용 가능한 전기 용량과 증설 가능 여부를 확인했다.
16	공조의 종류별 구분과 운용에 대해 확인했다.
17	화장실, 급탕실의 설비와 환경을 확인했다.
18	각층의 배관 등 배선 방법을 확인했다.
19	소방설비의 파악과 내장공사 시의 제약을 확인했다.
20	승강기(엘리베이터) 운영시간 및 상태를 확인했다.

 

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